GrowHeads сегодня используют учебные центры, IT-компании, digital-агентства, чтобы сокращать расходы на обучение и адаптацию персонала.
Основные технологии
В основе Grow Heads — надежные технологии, инструменты и подходы, проверенные нами на десятках проектов.
Frontend
React.js
TypeScript
MobXBackend
GraphQL
Python
MST — digital-агенство полного цикла
Заказчики поставили перед собой задачу — им было нужно сократить расходы на адаптацию новых сотрудников и получить инструмент для создания и ведения корпоративной базы знаний.
Heading
Во время эпидемии Covid-19 они посчитали, что в среднем новые сотрудники адаптируются за 2 месяца. Расходы на адаптацию за этот период составляли в среднем 250 тысяч.
Выходило дорого. Поэтому после изучения собственных процессов появилась идея разработать систему со встроенной базой знаний, инструментарием для автоматизации обучения сотрудников и возможностью масштабирования системы в будущем.
В планах система позволила бы снизить стоимость адаптации новых специалистов на 30%.
Изучили, как сотрудники взаимодействуют с базой знаний, какие сложности испытывают и почему
На самом старте проекта провели небольшое исследование. Для него отобрали 50 респондентов: HR-специалистов, рядовых пользователей корпоративных баз знаний, ответственных за создание документов, актов, регламентов, обучающих материалов
Респондентами выступили сотрудники MST, наши специалисты, HR-ры из компаний партнеров и специалисты по организации онлайн-обучения в государственных учебных заведениях.
Исследование показало, что система обязана иметь удобный конструктор материалов, функции, позволяющие отследить качество прохождения материалов (процент дочитываемости, возможность создания тестов на основе опубликованных материалов). Также нужно было разработать систему настройки доступов, чтобы процесс добавления новых пользователей, распределения доступов и удаления пользователей проходил безболезненно.
Новые сотрудники, особенно удаленные, терялись в документах, актах, корпоративных регламентах во время адаптации
Из-за чего либо игнорировали входящую информацию, либо изучали её поверхностно. Поэтому при интеграции в рабочие процессы новички отвлекали опытных сотрудников однообразными вопросами, совершали типовые ошибки, которых можно было и избежать, если бы сотрудник изучил все предоставленные материалы.
До создания Grow Heads корпоративная база знаний велась хаотично.
HR-ы вели собственную базу знаний и хранили ее на Google Диск. Доступы к материалам выдавали в день трудоустройства. Дизайнеры вели базу в Notion. Аккаунт-менеджеры заводили бесконечные excel-таблицы, доступы к которым периодически терялся.
Отсутствовала возможность проверить изучил ли специалист документ, как хорошо он усвоил материал. Для этого приходилось проводить дополнительные внутренние тестирования, которые занимали слишком много времени HR-ов и руководителей отделов. Хотелось автоматизировать эти процессы, убрать эту нагрузку с опытных специалистов, рабочее время которых можно было использовать эффективнее.
За 3 месяца собрали первое MVP системы с базовыми функциями, которые начали тестировать сразу на конечных пользователях
Что из себя представлял MVP Grow Heads?
- Создали удобный конструктор материалов. В нем даже не опытный пользователь из готового контента за 2-3 минуты собирал опрятный документ по заранее заложенным шаблонам.
- Проработали систему настройки доступов. Она позволяла открывать и закрывать доступ к документам группам пользователей или конкретному лицу.
- Добавили базовую аналитику по материалам. Администраторы видели какой пользователь прошел материал, а какой тормозит с изучением.
Уже на этой стадии продукт начали активно использовать внутри MST для ведения корпоративной базы знаний, отказавшись от архивов в гугл- документах.
Выходило дорого. Поэтому после изучения собственных процессов появилась идея разработать систему со встроенной базой знаний, инструментарием для автоматизации обучения сотрудников и возможностью масштабирования системы в будущем.
«За основу взяли Notion. В свою версию мы добавили возможность добавлять фрагменты из различных носителей контента: видео (Youtube, Vimeo, Rutube), графические (Figma, Miro), Google документы и таблицы.»
Первый этап разработки занял 6 месяцев
Следующий большой этап работы — подготовка Grow Heads к масштабируемости. Изначально была идея создать небольшой локальный продукт, заточенный под потребности определенной компании.
В итоге, во время исследований, мы и коллеги из MST поняли, что система будет полезна компаниям, которые испытывают схожие сложности — дорогие адаптационные процессы, хаотичное ведение базы знаний, сложность с контролированием качества корпоративного обучения.
Поэтому было принято решение переводить с монолитной архитектуры на микросервисную. Ведь в будущем планировалось расширение программных компонентов, добавление новых механизмов обмена данными внутри системы, чтобы функционал системы соответствовал запросу предполагаемой аудитории.
UI Components
Library
Grow Heads сейчас
В итоге веб-сервис из локального продукта трансформировался в многофункциональную систему, на базе которой любой бизнес может выстроить систему корпоративного обучения.
К системе уже добавлены модули создания динамичных презентаций, проверки усвоенного материала, AI-модуль, который помогает быстрее редактировать документы, акты и регламенты.
Поэтому было принято решение переводить с монолитной архитектуры на микросервисную. Ведь в будущем планировалось расширение программных компонентов, добавление новых механизмов обмена данными внутри системы, чтобы функционал системы соответствовал запросу предполагаемой аудитории.
Ваша оценка кейсу: