СМЭП

СМЭП (система мониторинга эффективности портфелей) — веб-приложение для крупной нефтегазовой компании, которое автоматизирует расчет экономической эффективности ИТ- и цифровых проектов и делает этот расчёт управляемым процессом. В системе расчёт не живёт в отдельных файлах, а проходит понятный цикл: подготовка данных, вычисление показателей, согласование, фиксация версии и использование результата на уровне проекта, программы и портфеля.

Период работ: апрель 2020 — март 2023.

Крупная нефтегазовая компания, управляющая большим портфелем ИТ- и цифровых инициатив, где для принятия решений важны не только сроки и бюджеты, но и понятный экономический эффект.

Для этого нужен инструмент, который позволяет считать эффективность проектов по единым правилам, фиксировать версии расчётов, проводить экспертизу и собирать сводную картину по программам и портфелям.

До внедрения СМЭП расчёты экономической эффективности велись преимущественно в Excel. При росте количества проектов это превращается в узкое горлышко: подготовка расчётов занимает много времени, возрастает риск ошибок, а управленческая картина по программе или портфелю собирается вручную. Нужен был единый цифровой процесс, где данные подтягиваются из корпоративного контура, расчёт воспроизводим, версии контролируются, а согласование и итоговые результаты фиксируются в системе.

Создать систему, которая переводит расчёт эффективности из файлов в процесс и обеспечивает единый контур работы с данными и версиями

Для этого требовалось автоматизировать расчет экономических показателей по проекту и черновику, поддержать разные типы эффекта, научить систему подтягивать проекты из выгрузок ИСУП (исходной системы учёта проектов), считать бюджет проекта по статьям CAPEX и OPEX и показывать результат как на уровне отдельного проекта, так и на уровне программы и портфеля.

СМЭП относится к системам, где важны воспроизводимость расчётов и управляемость изменений:

• Во-первых, расчёты должны выполняться одинаково для всех проектов. Для разных типов эффекта используются разные наборы показателей и формул, и это нужно стандартизировать.

• Во-вторых, расчёты живут в версиях. Данные приходят из корпоративного контура, затем уточняются и согласуются, и система должна хранить историю так, чтобы было понятно, что изменилось и какая версия актуальна.

• Отдельной проработки требовала система согласования. Проектная команда должна отправлять расчёт эксперту, эксперт проверяет и согласует, а система фиксирует статус, версию и историю изменений.

Мы собрали СМЭП как рабочую систему, где расчёт эффективности ИТ-проекта проходит понятный цикл: загрузили исходные данные, получили расчёт, зафиксировали версию, отправили на согласование, собрали картину по программе и портфелю.

• Загрузчик данных из ИСУП (Excel). Система принимает выгрузку по проекту, разбирает файл, проверяет базовые ошибки в структуре и сохраняет исходные параметры в едином формате, чтобы расчёт не зависел от ручного копирования из таблиц.
• Расчётная модель проекта. Для каждого проекта в системе хранится набор входных данных, тип эффекта, показатели, бюджетные статьи и связанные версии расчёта, чтобы можно было пересчитывать проект и видеть, что именно изменилось.
• Автоматический расчёт эффективности. После загрузки система считает экономические показатели по заданной логике для разных типов эффекта и сохраняет результат как набор КПЭ, а не как «ещё одну табличку».
• Структура КПЭ и агрегация. Результаты собираются в дерево КПЭ, которое показывает, из каких драйверов складывается эффект, а затем агрегируются на уровень программы, чтобы видеть картину не по одному проекту, а по группе инициатив.
• Согласование и роли. Расчёт отправляется от проектной команды эксперту на проверку, в системе фиксируются статусы, комментарии и итог согласования, а доступ и действия разграничены ролями.
• Эксплуатация в корпоративном контуре. Система разворачивается в инфраструктуре клиента, поддерживает централизованную авторизацию, логирование и интеграцию с мониторингом событий ИБ.

У клиента появился управляемый и оптимизированный цифровой инструмент для сокращения времени и предотвращения ошибок, связанных с расчетом КПЭ проектов за счет автоматизации существующего процесса по расчету экономической эффективности проектов.